Cuando muere un familiar y tenemos que ocuparnos de su herencia, una de las primeras dudas es saber qué documentos hacen falta para empezar. Podemos tener el testamento guardado en casa, conocer las propiedades que tenía o saber en qué banco estaban sus ahorros, pero esa información no siempre es suficiente. Antes de repartir los bienes habrá que acreditar quiénes son los herederos, comprobar cuál fue la última voluntad de la persona y determinar con precisión qué patrimonio y qué deudas dejó.
Además, no toda la documentación se consigue al mismo tiempo ni se utiliza para lo mismo. Hay certificados que serán necesarios prácticamente en cualquier herencia y otros documentos que dependerán de que existan viviendas, cuentas, inversiones, seguros o préstamos. Seguir un cierto orden permite saber qué tenemos que solicitar en cada momento y evita llegar al reparto sin haber comprobado antes algún aspecto relevante del patrimonio.
Los primeros documentos que necesitarás después de la defunción
El primer documento que necesitaremos es el certificado de defunción, porque es el que acredita oficialmente la muerte y permite comenzar buena parte de los trámites posteriores. No debemos confundirlo con el certificado médico de defunción que se emite inicialmente para dejar constancia médica de la muerte. Para las gestiones relacionadas con la herencia utilizaremos el certificado expedido por el Registro Civil.
A partir de ahí podremos empezar a solicitar el resto de certificados. El de defunción también nos servirá cuando tengamos que acreditar la muerte ante determinadas administraciones, entidades bancarias, aseguradoras y otros servicios. Sin embargo, todavía no nos dice quién tiene derecho a recibir los bienes, por lo que el siguiente paso será comprobar si existe testamento.
Cómo saber si existe testamento
Aunque encontremos un testamento entre la documentación que había en casa, debemos comprobar si realmente es el último que otorgó la persona. Para hacerlo se solicita el certificado de actos de última voluntad, en el que consta si hizo testamento y, en caso afirmativo, ante qué notario y en qué fecha.
Esta comprobación evita utilizar un testamento que ya no sea válido. Una persona puede modificar su voluntad varias veces a lo largo de su vida y el hecho de encontrar una copia entre sus papeles no significa que sea la última. Puede existir un testamento posterior que cambie quiénes son los herederos, las cantidades que recibe cada uno o el destino de determinados bienes.
El certificado de últimas voluntades puede solicitarse cuando hayan transcurrido 15 días hábiles desde la fecha de la defunción, sin contar el propio día en que se produjo. Una vez obtenido podremos saber cuál es el testamento que debe utilizarse para tramitar la herencia y dónde fue otorgado.
Qué hacer cuando sabes que existe testamento pero no lo encuentras
No encontrar el testamento entre la documentación de la persona no impide continuar con la herencia. Si el certificado de últimas voluntades confirma que existe, también indicará ante qué notario fue otorgado. Las personas legitimadas podrán solicitar allí una copia autorizada, acreditando la defunción y su derecho a obtenerla. Por tanto, no es imprescindible conservar la copia que había en casa; lo necesario es localizar el último testamento y obtener una copia que pueda utilizarse durante la tramitación.
Qué documentos necesitas si no existe testamento
También podemos encontrarnos con la situación contraria: solicitar el certificado de últimas voluntades y comprobar que nunca se hizo testamento. Esto no significa que no exista herencia, sino que cambia la forma de determinar quién tiene derecho a recibirla.
En este caso habrá que acreditar el parentesco mediante certificados de nacimiento, matrimonio y otra documentación del Registro Civil que resulte necesaria. Con estos documentos podrá tramitarse la declaración de herederos abintestato, cuando corresponda, para determinar quiénes son legalmente los herederos.
No siempre basta con pensar en los familiares más cercanos. Puede haber hijos de distintas relaciones, un cónyuge, descendientes de un hijo que murió anteriormente u otras circunstancias que influyan en quién debe intervenir en la herencia. Por eso, antes de empezar a hablar del reparto de viviendas o dinero, tiene que quedar correctamente establecido quién tiene derecho a heredar.
Qué necesitas para conocer los bienes que forman parte de la herencia
Una vez sabemos quiénes son los herederos, tenemos que averiguar qué vamos a repartir. Hay herencias en las que esto resulta relativamente sencillo porque las propiedades, las cuentas y el resto de los bienes son conocidos. En otras, la información que tienen los herederos es solo una parte de la realidad.
Puede ocurrir, por ejemplo, que todos conozcan la vivienda habitual y la cuenta que se utilizaba para los gastos diarios, pero que exista otra cuenta bancaria con poco movimiento, una plaza de garaje escriturada por separado, una finca procedente de otra herencia, inversiones o una participación en un inmueble compartido con otras personas. Son bienes que también habrá que identificar antes de realizar el reparto.
La documentación que encontremos en casa puede servir como punto de partida. Las escrituras permiten localizar propiedades conocidas, aunque puede ser necesario consultar información registral para comprobar la titularidad de un inmueble y conocer exactamente qué derecho tenía la persona sobre él. Los datos catastrales también pueden ayudar a identificar determinadas propiedades, pero no sustituyen por sí solos la comprobación de la titularidad.
También merece la pena revisar la documentación fiscal. Las declaraciones tributarias pueden contener referencias a inmuebles, rendimientos, cuentas bancarias o inversiones que los herederos desconocían. No se trata de acumular documentos, sino de utilizar distintas fuentes para reconstruir el patrimonio y evitar que una parte de la herencia quede fuera simplemente porque nadie sabía que existía.
Qué información pedir al banco para gestionar las cuentas de la herencia
Las cuentas bancarias suelen ser una de las primeras cuestiones que quieren resolver los herederos, pero acudir a una sucursal y comunicar que el titular ha muerto no permite acceder directamente a toda la información. El banco tiene que comprobar que quien la solicita tiene derecho a conocerla, por lo que normalmente habrá que presentar el certificado de defunción, el de últimas voluntades y el testamento o, si no existe, la documentación que acredite quiénes son los herederos.
Una vez acreditada esta condición podremos pedir información sobre las cuentas, el saldo que tenían en la fecha de la muerte y otros productos que pudieran estar contratados, como depósitos o inversiones. Esta documentación bancaria permite saber qué dinero y productos financieros deben incluirse realmente en la herencia. No debemos limitarnos a mirar el saldo que existe el día en que acudimos al banco, ya que lo que necesitamos conocer es la situación que existía en el momento correspondiente.
En ocasiones también será necesario revisar los movimientos. Si aparecen retiradas importantes poco antes de la muerte, transferencias que los demás herederos desconocen o diferencias entre el dinero que esperaban encontrar y el saldo que finalmente se acredita, la información bancaria puede ayudar a determinar qué ocurrió.
Las cuentas con varios titulares plantean otra cuestión. Que una persona figure como cotitular no significa automáticamente que todo el saldo sea suyo después de la muerte del otro titular. Habrá que comprobar a quién pertenecían realmente los fondos para determinar qué cantidad debe incorporarse a la herencia.
Una vez realizado el reparto todavía pueden quedar trámites pendientes con la entidad. Dependiendo de los productos existentes, habrá que adjudicar saldos, modificar titularidades o tramitar la cancelación de cuentas y servicios bancarios que ya no deban continuar activos.
Cómo saber si existe algún seguro de vida
No siempre los herederos saben que existe un seguro de vida. La póliza puede haberse contratado muchos años atrás, estar vinculada a determinados productos o servicios bancarios o simplemente no aparecer entre la documentación que se conserva en casa. Para estos casos existe el Registro de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento, que permite comprobar si había algún contrato de este tipo y conocer con qué aseguradora estaba suscrito.
Si aparece una póliza que desconocíamos, habrá que dirigirse a la compañía, presentar la documentación que solicite y comprobar quién figura como beneficiario. Este último dato es especialmente relevante porque el dinero procedente de un seguro de vida no debe considerarse automáticamente un bien más de la herencia que se reparte entre todos los herederos. Habrá que atender a la póliza y a la persona que haya sido designada como beneficiaria.
No olvides comprobar las deudas antes de aceptar y repartir los bienes
Cuando empezamos a revisar una herencia es fácil centrarnos en aquello que tiene valor: viviendas, dinero, inversiones o vehículos. Sin embargo, para saber realmente qué situación dejó la persona también necesitamos averiguar qué obligaciones económicas continúan pendientes. Una vivienda puede tener una hipoteca, puede existir un préstamo personal, una financiación todavía activa o cantidades pendientes con una administración.
La documentación bancaria y los movimientos de las cuentas pueden ofrecer las primeras pistas. Un cargo mensual puede revelar un préstamo que los herederos desconocían, mientras que determinados recibos pueden mostrar contratos y servicios que continúan activos. A partir de esa información habrá que comprobar qué cantidades quedan pendientes y qué contratos deben mantenerse, modificarse o cancelarse.
Esto tiene una consecuencia directa sobre la decisión de aceptar la herencia. Para valorar correctamente lo que se recibe no basta con sumar el valor de una vivienda y el dinero existente en las cuentas; también hay que conocer las deudas que forman parte de la situación patrimonial. Si aparecen obligaciones importantes o la documentación disponible no permite saber exactamente cuánto se debe, conviene aclararlo antes de realizar el reparto.
Qué documentos necesitarás para liquidar los impuestos de la herencia
Cuando ya sabemos quiénes son los herederos y qué bienes existen, tendremos que ocuparnos de las obligaciones fiscales. Para liquidar el Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones será necesario identificar los bienes y derechos que recibe cada heredero y disponer de la documentación necesaria para determinar su valor conforme a las reglas aplicables.
En este momento utilizaremos buena parte de la información que hemos ido reuniendo. Las escrituras y los datos de los inmuebles permitirán identificar las propiedades, mientras que la documentación bancaria servirá para acreditar los saldos y productos financieros. Si en la herencia existen inmuebles urbanos, también habrá que comprobar las obligaciones tributarias municipales que puedan derivarse de su transmisión.
Los plazos continúan aunque todavía estemos reuniendo información. Con carácter general, el Impuesto sobre Sucesiones debe presentarse dentro de los seis meses siguientes a la muerte, aunque existe la posibilidad de solicitar una prórroga dentro del plazo previsto legalmente. Si todavía falta documentación, no encontramos una cuenta bancaria o existen dificultades para identificar algún bien, conviene tener presente este calendario mientras se resuelven esas cuestiones.
Qué deberías tener preparado antes de repartir la herencia
Antes de decidir quién se queda con una vivienda o cuánto dinero corresponde a cada heredero, deberíamos conocer con suficiente precisión qué contiene la herencia. A estas alturas tendrá que estar determinado quién hereda, qué establece el testamento cuando existe, cuáles son los bienes, cuánto dinero había en las cuentas, qué productos financieros deben incluirse y qué deudas permanecen pendientes.
Con esta información puede prepararse el inventario de la herencia y valorar los bienes antes de decidir las adjudicaciones. Aquí empiezan a aparecer cuestiones que no se plantean mientras simplemente estamos recopilando documentación. Repartir el saldo de una cuenta bancaria puede hacerse atendiendo al porcentaje que corresponde a cada heredero, pero una vivienda no puede dividirse físicamente de la misma manera.
Si una casa pertenece a tres hermanos, por ejemplo, tendrán que decidir si permanece en copropiedad, si uno se la adjudica compensando a los demás o si prefieren venderla. Cuanto mejor identificado esté el patrimonio antes de llegar a este punto, menos posibilidades habrá de tomar decisiones basadas en una valoración incompleta de la herencia.
Qué ocurre si después aparece una cuenta, una propiedad u otro bien que desconocíais
Incluso después de haber realizado todas estas comprobaciones puede aparecer un bien que nadie conocía. Es posible que meses después del reparto se localice una cuenta bancaria antigua con dinero, una finca, una participación en otro inmueble o cualquier otro derecho que no se incluyó inicialmente porque los herederos desconocían su existencia.
Ese bien no deja de formar parte de la herencia porque el resto ya se haya repartido. Habrá que revisar la documentación firmada y determinar cómo incorporar ese patrimonio para adjudicarlo a quienes tengan derecho sobre él. No siempre será necesario comenzar toda la tramitación desde cero; dependerá de que haya aparecido y de cómo se hubiera formalizado anteriormente el reparto.
Qué hacer si te faltan documentos para gestionar la herencia
Es bastante habitual empezar una herencia sin tener todos los papeles necesarios. Puede faltar una escritura, nadie recuerda con qué entidad bancaria trabajaba la persona, aparece una propiedad antigua cuya titularidad no está clara o sabemos que existía algún producto financiero, pero no encontramos ningún documento que permita identificarlo.
En otras ocasiones tenemos casi toda la documentación, pero es una cuestión concreta la que impide avanzar. Puede aparecer una deuda que nadie conocía, existir dudas sobre la propiedad de un bien, resultar difícil conseguir determinada información bancaria o surgir un desacuerdo entre los propios herederos.
En estas situaciones no se trata de volver a reunir todos los documentos desde el principio, sino de identificar qué información falta y dónde puede obtenerse. A veces bastará con solicitar un certificado o una copia de una escritura; otras habrá que localizar una cuenta bancaria, comprobar la titularidad de un inmueble, revisar determinados servicios o aclarar una deuda antes de aceptar la herencia. Un abogado especializado en herencias puede revisar la documentación disponible, detectar qué impide continuar y realizar las gestiones necesarias ante notarías, registros, entidades bancarias, aseguradoras o administraciones para que el reparto se haga sobre los bienes y obligaciones que realmente forman parte de la herencia.